Blogi

Microsoft Teams Rooms (MTR) on Microsoftin kehittämä kokoushuonejärjestelmä, joka tuo Microsoft Teams -kokouskokemuksen neuvotteluhuoneisiin. Se yhdistää ohjelmiston ja laitteiston, jotta käyttäjät voivat helposti liittyä Teams-kokouksiin ja hyödyntää videoneuvotteluja, ääniominaisuuksia ja yhteistyötyökaluja.

Mitä asioita tulee ottaa huomioon, jotta saa hyvin toimivan Teams Rooms-kokonaisuuden?

Ensimmäisenä huoneen koko ja käyttötarkoitus. On esimerkiksi pieniä tiloja eli ns. huddle roomeja, keskikokoisia huoneita, suuria neuvotteluhuoneita ja erikoistiloja kuten auditoriot.

Käyttötarkoituksena voi olla mm. AD HOC, eli tilapäinen tai pikainen neuvottelutarve. Muita käyttötarkoituksia voi myös olla suunniteltu palaveri Teams-kokouksille. Teamssin etu on tällöin se, että tila voidaan varata aina palaverikohtaisesti tiettyinä aikoina tietyille henkilöille.

Toisena tekijänä on varmasti laitteisto, johon on Teams-ympäristöön saatavilla monia eri vaihtoehtoja. Pieniin tiloihin asennetaan esimerkiksi 55”-65” näyttö, yksinkertainen kamera ja kaiutin mikrofoni. Ja toisessa ääripäässä on erikoistilojen kuten auditorioiden monikamera-asennukset, langattomat mikrofonit, kattomikrofonit, videoprojektorit ja lisänäytöt. Budjetit laitteistossa on pienissä tiloissa alkaen 1500 € ja Premium auditorioissa puhutaan kymmenistä tuhansista.

Muita huomioon otettavia tekijöitä on käyttäjäystävällisyys ja helppokäyttöisyys, valaistus ja akustiikka sekä muu ergonomia. Lisäominaisuuksia saa myös älynäytöillä, joissa on esimerkiksi kosketusominaisuudet, langaton esittäminen (esim. Crestron Airmedia) ja yhdistettävyys muihin laitteisiin.

Suunnittelussa tulee huomioda verkko ja verkon infrastruktuuri. Verkkoyhteydessä tulee olla palomuurisäännöt talon IT:n kanssa käytynä läpi, jolloin Teams-kokoukset sujuvat verkon yli huolettomasti.

Suunnitelmissa tulee ottaa huomioon myös USB-C lainalaisuudet, onko kyseessä omalla tietokoneella käytävä (Bring Your Own Device eli BYOD) vai puhdas Teams Rooms-tila vai molemmat. Näillä tekijöillä saadaan suunniteltua juuri oikeat laitteet, oikeanlaiseen tilaan.

Hyvin suunniteltu Teams Rooms-tila on helppokäyttöinen, joka tukee viimeisimpiä teknologioita ammattimaisessa esitystekniikassa.

-Jani Kittilä